Fra første påmelding til fullført arrangement
Slik tar Leirportal seg av det som vanligvis tar kveldene før en leir – del for del. Alle funksjoner er med i alle prisnivåer.
Påmelding
Familien melder seg på selv – alle på én gang
Én person fyller ut for hele familien, på mobil eller PC. Påmeldingen spør om alt dere trenger å vite, så du slipper å purre etterpå.
- Hele familien på én påmelding – kontaktinfo fylles ut én gang
- Rom, netter og måltider per person, og valgene kan kopieres fra ett familiemedlem til det neste
- Allergier, spesialkost og beskjed til kjøkkenet per person
- Egne spørsmål per arrangement – fritekst, ja/nei eller valgliste, gjerne med pris, for eksempel for transport
- En påbegynt påmelding lagres, så den kan fullføres senere
- Påmeldingen stenger av seg selv ved fristen
Priser og rabatter
Prisen beregnes automatisk med rabattene dere har bestemt
Dere setter opp priser og rabatter én gang per arrangement. Deltakeren ser hva det koster før påmeldingen sendes, og det samme beløpet står i bekreftelsen.
- Aldersgrupper med egne rabatter: småbarn, barn, ungdom og voksne
- Søsken-, student- og langreiserabatt og fritak for talere og ledere – den beste rabatten gjelder
- Makspris per familie, full pensjon og døgnpris som pristak
- Tillegg for enkeltrom og tilvalg som oppredd seng, sengetøy og rengjøring
- Fastpris- og gratisarrangementer
Betaling
Én oversikt over hvem som har betalt
Dere bruker Vipps- og bankkontoen dere allerede har. Deltakerne får beløp og betalingsinformasjon når de melder seg på, og alle arrangørene ser den samme statusen.
- Vipps-nummer eller kontonummer og beløp vises for deltakeren når påmeldingen er sendt
- Betalingsstatus på hver påmelding, så du ser med én gang hvem som ikke har betalt ennå
- Forventet, innbetalt og utestående beløp for hele arrangementet
- Delbetalinger og refusjoner registreres i samme oversikt
- Under utvikling: Vipps-integrasjon og kortbetaling via Stripe, med automatisk bekreftelse når betalingen er gjennomført
Kjøkken og måltider
Kjøkkenlisten er alltid oppdatert
Hver påmelding går rett inn i kjøkkenoversikten. Kjøkkenet ser hvor mange som spiser til hvert måltid, hvor gamle de er, og hvem som trenger noe annet på tallerkenen.
- Dere setter opp måltidene selv – navn, pris og hvilke dager de serveres
- Antall per måltid og dag, fordelt på aldersgrupper
- Allergier, spesialkost og beskjeder til kjøkkenet samlet per måltid
- Måltider som er fulle, stenger for nye påmeldinger
- Kjøkkentjeneste: vaktlister per måltid fylt ut fra påmeldingene
Rom og overnatting
Alle har en seng, og du ser hvor det er ledig
Deltakerne velger romtype når de melder seg på. Dere setter opp rommene med kapasitet og fordeler folk – med ledige plasser synlige hele veien.
- Delt rom, enkeltrom, sovesal, telt eller campingvogn per person
- Rommene settes opp med kapasitet, og oppsettet kan kopieres fra et tidligere arrangement
- Ledige plasser vises mens du fordeler, og overfylte rom blir markert
- Telt og campingvogner får plass per familie automatisk
- Romliste og tilvalg per rom – oppredd seng, sengetøy, rengjøring – klare til utskrift
Oversikt for arrangørene
Hele arrangementet på én side
Oversikten over arrangementet viser hvor mange som kommer, og leder videre til påmeldinger, betaling, rom og kjøkken. Det som ikke kommer inn på nett, legger du inn selv.
- Antall deltakere og påmeldinger og det travleste måltidet, med én gang du åpner arrangementet
- Påmeldingen åpnes og stenges med ett klikk
- Påmeldinger som kommer på telefon eller e-post, legger du inn selv – også etter at påmeldingen på nett er stengt
- Svarene på egne spørsmål samlet per spørsmål
- Deltakerlisten kan eksporteres som CSV-fil
Kommunikasjon
Bekreftelsen sendes av seg selv, og endringer gjør deltakerne selv
Så snart påmeldingen er registrert, får deltakeren en bekreftelse på e-post. Påmeldingen finner de alltid igjen når de logger inn – og endrer de noe, følger listene med.
- Bekreftelse på e-post med hvem som er påmeldt, rom, måltider og beløp
- Sendt i organisasjonens navn, og svar går til deres egen e-postadresse
- Deltakerne endrer påmeldingen selv frem til fristen – etter fristen låses den
- Avmelding kan de gjøre selv frem til arrangementet starter
- Programhefte for arrangementet, klart til utskrift som PDF
- Påmelding og e-post på norsk eller svensk, etter organisasjonens språk
Trygghet og overlevering
Alt ligger på ett sted – og dataene er deres
Hver organisasjon har sin egen adresse og sine egne data. Flere arrangører kan logge inn og se det samme, uansett hvem som tar over neste år.
- Egen adresse for hver organisasjon, for eksempel dinorg.leirportal.no
- Flere arrangører med egen innlogging – dere legger til og fjerner dem selv, så den som gir seg, mister tilgangen
- Avsluttede arrangementer blir liggende, så neste års arrangør ser hvordan det ble gjort i fjor
- Pengene går rett til deres egen konto – vi rører dem aldri
- Dataene lagres i EU, og andre organisasjoner kan aldri se deres påmeldinger
Enkel årspris
Alt er inkludert i alle nivåer – forskjellen er hvor mange arrangementer dere kjører i året.
Kom i gang
Be om prøvetilgang, så setter vi opp organisasjonen for dere – vanligvis innen én virkedag. Helt uforpliktende.