Från första anmälan till genomfört evenemang
Så tar Leirportal hand om det som brukar ta kvällarna före ett läger – del för del. Alla funktioner ingår i alla prisnivåer.
Anmälan
Familjen anmäler sig själv – alla på en gång
En person fyller i för hela familjen, på mobil eller dator. Anmälan frågar efter allt ni behöver veta, så att du slipper jaga uppgifter efteråt.
- Hela familjen på en anmälan – kontaktuppgifter fylls i en gång
- Rum, nätter och måltider per person, och valen kan kopieras från en familjemedlem till nästa
- Allergier, specialkost och meddelande till köket per person
- Egna frågor per evenemang – fritext, ja/nej eller vallista, gärna med pris, till exempel för transport
- En påbörjad anmälan sparas, så att den kan slutföras senare
- Anmälan stänger av sig själv vid sista anmälningsdag
Priser och rabatter
Priset beräknas automatiskt med rabatterna ni har bestämt
Ni sätter upp priser och rabatter en gång per evenemang. Deltagaren ser vad det kostar innan anmälan skickas, och samma belopp står i bekräftelsen.
- Åldersgrupper med egna rabatter: småbarn, barn, ungdomar och vuxna
- Syskon-, student- och långresrabatt och befrielse för talare och ledare – den bästa rabatten gäller
- Maxpris per familj, helpension och dygnspris som pristak
- Tillägg för enkelrum och tillval som bäddad säng, sängkläder och städning
- Fastpris- och gratisevenemang
Betalning
En översikt över vem som har betalat
Ni använder Swish-numret och bankgirot ni redan har. Deltagarna får belopp och betalningsinformation när de anmäler sig, och alla arrangörer ser samma status.
- Swish-nummer eller bankgiro och belopp visas för deltagaren när anmälan är skickad
- Betalningsstatus på varje anmälan, så att du direkt ser vem som inte har betalat än
- Förväntat, inbetalt och utestående belopp för hela evenemanget
- Delbetalningar och återbetalningar registreras i samma översikt
- Under utveckling: kortbetalning via Stripe, med automatisk bekräftelse när betalningen är genomförd
Kök och måltider
Kökslistan är alltid uppdaterad
Varje anmälan går direkt in i köksöversikten. Köket ser hur många som äter vid varje måltid, hur gamla de är och vem som behöver något annat på tallriken.
- Ni sätter upp måltiderna själva – namn, pris och vilka dagar de serveras
- Antal per måltid och dag, fördelat på åldersgrupper
- Allergier, specialkost och meddelanden till köket samlade per måltid
- Måltider som är fulla stängs för nya anmälningar
- Kökstjänst: schema per måltid ifyllt utifrån anmälningarna
Rum och övernattning
Alla har en säng, och du ser var det är ledigt
Deltagarna väljer rumstyp när de anmäler sig. Ni sätter upp rummen med kapacitet och fördelar folk – med lediga platser synliga hela vägen.
- Dubbelrum, enkelrum, flerbäddsrum, tält eller husvagn per person
- Rummen sätts upp med kapacitet, och upplägget kan kopieras från ett tidigare evenemang
- Lediga platser visas medan du fördelar, och överfulla rum markeras
- Tält och husvagnar får plats per familj automatiskt
- Rumslista och tillval per rum – bäddad säng, sängkläder, städning – klara att skriva ut
Översikt för arrangörerna
Hela evenemanget på en sida
Översikten över evenemanget visar hur många som kommer och leder vidare till anmälningar, betalning, rum och kök. Det som inte kommer in via nätet lägger du in själv.
- Antal deltagare och anmälningar och den mest besökta måltiden, direkt när du öppnar evenemanget
- Anmälan öppnas och stängs med ett klick
- Anmälningar som kommer via telefon eller e-post lägger du in själv – även efter att anmälan på nätet har stängt
- Svaren på egna frågor samlade per fråga
- Deltagarlistan kan exporteras som CSV-fil
Kommunikation
Bekräftelsen skickas av sig själv, och ändringar gör deltagarna själva
Så snart anmälan är registrerad får deltagaren en bekräftelse via e-post. Anmälan hittar de alltid igen när de loggar in – och ändrar de något följer listorna med.
- Bekräftelse via e-post med vem som är anmäld, rum, måltider och belopp
- Skickad i organisationens namn, och svar går till er egen e-postadress
- Deltagarna ändrar anmälan själva fram till sista anmälningsdag – därefter låses den
- Avanmälan kan de göra själva fram till att evenemanget börjar
- Programhäfte för evenemanget, klart att skriva ut som PDF
- Anmälan och e-post på norska eller svenska, efter organisationens språk
Trygghet och överlämning
Allt finns på ett ställe – och data är ert
Varje organisation har sin egen adress och sina egna data. Flera arrangörer kan logga in och se samma sak, oavsett vem som tar över nästa år.
- Egen adress för varje organisation, till exempel dinorg.leirportal.no
- Flera arrangörer med egen inloggning – ni lägger till och tar bort dem själva, så att den som slutar förlorar åtkomsten
- Avslutade evenemang ligger kvar, så att nästa års arrangör ser hur det gjordes i fjol
- Pengarna går direkt till ert eget konto – vi rör dem aldrig
- Data lagras inom EU, och andra organisationer kan aldrig se era anmälningar
Kom igång
Be om provtillgång, så sätter vi upp organisationen åt er – vanligtvis inom en arbetsdag. Helt utan förpliktelser.